Zu den Fachstellen zählen die Ausländerabteilung, die Leistungsabteilung des Geschäftsbereichs Soziales, und die Geschäftsbereiche Schule, Gesundheit, Jugend, Bau sowie die Stabsstellen Integration und Öffentlichkeitsarbeit. Weiterhin kommen im Bedarfsfall beratende Mitglieder der Hilfsorganisationen, Hauptverwaltungsbeamte der kreisangehörigen Kommunen, Unterkunftsleitungen usw. dazu.
Mit dem Koordinierungsstab werden sämtliche Rechtsgebiete, die Betreuung, die Unterkunft/Wohnraum und Integrationsangelegenheiten gebündelt. Derzeit tritt der Koordinierungsstab wöchentlich zu einer Videokonferenz zusammen. Er wird abhängig von der weiteren Entwicklung bei Bedarf in kürzeren Intervallen zusammenkommen. Durch eine gemeinsame E-Mail-Adresse sind alle Akteure in ständigem Austausch. Der Koordinierungsstab ist über die Mailadresse Ukraine@landkreis-helmstedt.de zu erreichen.
Eine erste gemeinsame Arbeit des Koordinierungsstabes wurde mit der Einstellung der FAQs zur Ukraine-Krise auf der Homepage des Landkreises Helmstedt bereits sichtbar.
Momentan halten sich rund 700 ukrainische Kriegsvertriebene im Landkreis Helmstedt auf, die bereits registriert bzw. von der Ausländerbehörde erfasst sind. Knapp die Hälfte davon sind minderjährige Geflüchtete. Dazu kommen eine unbekannte Anzahl privat untergebrachter Flüchtlinge, die sich bislang noch nicht gemeldet haben.